Create & Configure Upload Request

The document publication lifecycle begins with file requisition, metadata classification, dynamic workspace filtering, and the establishment of custom multi-step review workflows.

System Authentication & Navigation

Bước 1: Open your web browser and navigate to the S-ERP corporate portal URL.

Bước 2: On the authentication screen, enter your assigned enterprise username and password, then click Log in.

S-ERP portal login screen and credential entry

Bước 3: Upon successful authentication, the main S-ERP workspace displays all applications permitted under your security role. Select the Documents module.

S-ERP main dashboard and Documents application menu for end users

Create New Document Upload Requisition

Bước 1: On the central document repository screen, verify the active company and click New.

Document directory list view and create new document button

Bước 2: Complete the document requisition form with required parameters: - Issuing SBU (SBU Ban hành): Select the originating business unit. - Workspace: Select the target storage repository. - Tags: Assign classification labels. - Attachment: Upload the source document file. - Click Save.

Completing document upload requisition parameters and saving

Upon saving, the document is successfully created in Draft (Nháp) status.

Note

Quy tắc chọn SBU: Người dùng cần chọn chính xác SBU Ban hành trước tiên. Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị danh sách Workspaces thuộc SBU tương ứng, từ đó các thẻ Tags sẽ được cập nhật đồng bộ theo workspace đã chọn.

Edit Draft Document Requisition

Documents remaining in Draft status can be freely modified prior to submission:

Bước 1: In the document list, locate the target draft record and click Open (Mở).

Selecting a draft document and opening detail view

Bước 2: Update metadata fields or replace attached files. Click Save to record updates, or click Discard changes (Loại bỏ những thay đổi) to discard unsaved modifications.

Modifying draft document information and saving updates Discard unsaved modifications option on document form

Configure Dynamic Approval Workflow

Each uploaded document must possess a structured approval workflow defining the sequential evaluation steps:

Bước 1: In the draft document view, navigate to the Create Approval (Tạo duyệt) tab and click Add a line (Thêm một dòng).

Adding new approval step line in create approval tab

Bước 2: Define the step attributes in the workflow configuration line: - Approval Name (1): Title of the review step. - Approver (2): Designate the responsible reviewer. - Deadline (3): Due date for step completion. - Delegate Approval (4): Enable reviewer delegation authority. - Request Approval (5): Designate primary requisition approval. - Click Save.

Configuring approval parameters, approver designation, and delegation settings

Important

Ý nghĩa các tùy chọn cấu hình phê duyệt:

  • Ủy quyền duyệt (Delegate Approval): Cho phép người duyệt chỉ định có thể ủy quyền cho nhân sự khác duyệt thay khi vắng mặt. Sau khi ủy quyền, người được ủy quyền có toàn quyền duyệt, người chỉ định ban đầu vẫn giữ quyền theo dõi.

  • Duyệt yêu cầu (Request Approval): Trong quy trình duyệt bắt buộc phải có bước duyệt yêu cầu. Khi tích chọn ô này, Trưởng SBU ban hành tài liệu sẽ tự động được gán quyền đồng duyệt cho yêu cầu tài liệu tương ứng.

Submit Document for Approval

Bước 1: After establishing all required approval steps, click Submit for Approval (Gửi duyệt) in the upper control bar.

Submitting document requisition for management approval

Bước 2: The document status transitions immediately to Pending Approval (Đang phê duyệt).

Document transitioning to pending approval status and routing to reviewers