Tạo sự kiện

With the Events application, event organizers can create and configure in-person or online-only events in Odoo. Each new event contains a number of customizable options that are geared around specific event logistics, as needed per event, such as ticket sales and registration desk, booths, tracks, sponsors, rooms, and more.

Sự kiện có thể được tạo thủ công từ đầu hoặc dựa trên các mẫu có sẵn. Sau khi được khởi chạy, ứng dụng Sự kiện sẽ tích hợp với ứng dụng Trang web để quảng bá và đăng ký sự kiện từ front-end, ứng dụng Bán hàng để hỗ trợ mua vé nếu sự kiện có thu phí, cũng như ứng dụng CRM thông qua các quy tắc tạo khách hàng tiềm năng có thể tùy chỉnh.

New event

Để tạo sự kiện mới, trước tiên hãy đi đến ứng dụng Sự kiện để truy cập trang chủ mặc định Sự kiện ở chế độ xem Kanban. Từ đây, hoặc có thể từ chế độ xem Danh sách hoặc Gantt, nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái của trang chủ để mở biểu mẫu sự kiện mới.

Ghi chú

If certain fields do not readily appear on the event form, that means an additional application needs to be installed, or the database is not operating in a multi-company environment.

For example, the Twitter Wall field only appears if the Social Marketing app is installed, and the Company field only appears if the database is working in a multi-company environment.

These are just additional elements that can be used for an event. They are not required to create, host, and manage an event with Odoo Events.

Event form

At the top of the event form are a series of smart buttons related to various event metrics, which will autopopulate with pertinent data once attendees begin to register, booths and sponsors sign on for the event, the event takes place, and so on.

Primarily, these smart buttons are used as logistical portals to perform specific actions for the event. The numeric displays are primarily for quick reference points.

While those visual metrics are useful, they can still be clicked, and used to navigate to specific event-related pages to modify and/or perform any desired actions.

Beneath the smart buttons is the event form, which contains various fields and clickable tabs that serve to configure the initial, necessary details of the event.

The following are fields found on an event form:

• Event Name: the title of the event. This field is required.

  Ghi chú

  To the right of the entered Event Name, there is a language tooltip, represented by an abbreviated language indicator (e.g. EN). When clicked, a Translate: name pop-up window appears, displaying various pre-configured language translation options available in the database.

• Date: when the event is scheduled to take place (expressed in your local timezone). This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Display Timezone: the timezone in which the event dates/times will be displayed on the website. This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Language: designate a specific language for all event communications to be translated into, if necessary. This field is blank, by default, so if event-related communications are being sent to recipients who speak a different language, be sure to configure this field properly.

• Twitter Wall: creates a separate page on the event website to feature specific social posts on X (formerly Twitter) that contain pre-determined desired elements.

  Mẹo

  To create and customize a Twitter Wall, type the name of the desired wall into the field, and select Create and edit... from the resulting drop-down menu.

  Doing so reveals Create Twitter Wall pop-up window.

  

  From this window, enter a Wall Name. Then, select a certain word or hashtag for Odoo to search for on X, like #WoodWorkingExpo24, for example.

  Next, determine the Type of tweets Odoo should showcase with that predetermined criteria. The choices in this field are: Recent, Popular, or Mixed.

  Users also have the option to add a brief Description to the wall, as well.

  Lastly, the greyed-out, non-modifiable Website URL field will autopopulate with the full URL needed to access the document through the event website.

  An image can also be added to the wall by clicking the (pencil) icon that appears when the cursor hovers over the (camera) placeholder image in the upper-right corner of the pop-up window.

  Then, from the resulting file explorer window, select the desired image to be added to the wall.

  This Twitter Wall field only appears on the event form if the Social Marketing app is installed, and an X account has been added as a stream on the application. To learn more, check out the Social Marketing documentation.

• Template: choose a pre-configured event template from the resulting drop-down menu.

  Or, create a new one directly from this field, by typing in the name of the new template, and selecting either:

  • Create (which creates the template, and can be edited later) or

  • Create and edit... (which creates the template, and reveals a separate template page to configure the template in greater detail).

• Tags: add any corresponding tags to briefly describe the event (e.g. Online, Conference, etc.). Multiple tags can be added per event.

  Mẹo

  Tags can be displayed on events that are listed on the website by enabling the Show on Website checkbox from Events app ‣ Configuration ‣ Event Tag Categories.

• Organizer: designate the organizer of the event (a company, contact, or employee).

• Responsible: designate a user in the database to be responsible for this event.

• Company: designate which company in the database to which this event is related. This field only appears if working in a multi-company environment. This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Website: choose to restrict the publishing of this event to a specific website created in Odoo. If this field is left blank, the event can be published on all websites in the database. To learn more, refer to the Multiple websites documentation.

• Venue: enter event venue details. This field pulls pertinent information from the Contacts application. Alternatively, Venue information can be manually added in this field, as well. At the very least, there must be a venue name, address, city, zip code/region, and country entered.

• Exhibition Map: if desired, click the Upload your file button to upload an image of the event venue map.

• Limit Registrations: if this checkbox is ticked, a limit to the amount of registrations is added to the event, and that desired limit amount must be entered in the blank field before Attendees.

• Badge Dimension: select a desired paper format dimension for event badges. The options are: A4 foldable, A6, or 4 per sheet.

• Badge Background: if desired, click the Upload your file button to upload a custom background image for event badges.

When the above fields in the event form have been adequately filled in, move on to the four tabs at the bottom of the event form for further customization.

Those tabs are: Tickets, Communication, Questions, and Notes.

Tab Vé

Create custom tickets (and ticket tiers) for events in the Tickets tab of an event form.

To create a ticket, click Add a line in the Tickets tab. Then, enter a name for the ticket (e.g. Basic Ticket or VIP) in the Name field.

In the Product field, either select the pre-configured Event Registration product, or create a new one by typing in the name of the new event registration product, and then select either Create or Create and edit... from the resulting drop-down menu.

Quan trọng

Upon installing Odoo Events, a new product type, Event Ticket, becomes available on product forms (Sales ‣ Products ‣ Products). In order for an event registration product to be selectable in the Tickets tab, the event registration Product Type must be set to Event Ticket.

Mẹo

Existing event registration products can be modified directly from this field, as well, by clicking the (right arrow) icon, located beside the event registration product. Doing so reveals that product's form. If the Inventory application is installed, additional choices are available to customize for the product.

Tiếp theo, đặt chi phí đăng ký của vé trong trường Giá.

Ghi chú

The Sales Price defined on the event registration product's product form sets the default cost of a ticket. Modifying the Price of a ticket in the Tickets tab, sets a new registration cost of the ticket for that event.

Next, determine a Sales Start and Sales End date in their respective fields. To do that, click into the blank field to reveal a calendar popover. From there, select the desired date and time, then click Apply.

Sau đó, nếu muốn, chỉ định số lượng Tối đa của loại vé cụ thể đó có thể được bán.

The Taken column populates with the number of tickets that are sold.

Optionally, in the Color column, add a custom color to differentiate ticket badges. The selected color displays on ticket badges when printed.

To delete any tickets from the Tickets tab, click the (trash can) icon on the corresponding line for the ticket that should be deleted.

Mẹo

Để thêm cột Mô tả tùy chọn vào tab Vé, nhấp vào menu thả xuống (tùy chọn bổ sung), nằm ở phía bên phải của các tiêu đề cột.

Sau đó, đánh dấu vào ô chọn bên cạnh Mô tả từ menu thả xuống hiển thị.

Khi được thêm vào, tùy chọn thêm mô tả ngắn cho từng vé sự kiện sẽ xuất hiện, có thể được sử dụng để thông báo cho người tham dự về bất kỳ ưu đãi hoặc tiện nghi nào có thể đi kèm với các giao dịch mua vé cụ thể.

Thẻ Giao tiếp

In the Communication tab of an event form, create various marketing communications that can be scheduled to be sent at specific intervals leading up to, and following, the event.

Ghi chú

Theo mặc định, Odoo cung cấp ba mẫu thông tin liên lạc riêng biệt cấu hình sẵn trên mỗi biểu mẫu sự kiện mới. Một trong số đó là email được gửi sau mỗi lượt đăng ký để xác nhận việc mua vé với người tham dự. Hai mẫu còn lại là email nhắc sự kiện, được lên lịch gửi tại các khoảng thời gian khác nhau trước khi sự kiện diễn ra để nhắc nhở người nhận về sự kiện sắp tới.

To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication in the Send field. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.

There is no limit to the number of communications that can be added in the Communication tab of an event form.

To delete a communication from the Communication tab, click the (trash can) icon on the corresponding communication line. Doing so removes the communication from the event entirely.

Quan trọng

The Social Post option only appears if the Social Marketing application is installed. The WhatsApp option only appears if the WhatsApp Integration module is installed.

WhatsApp templates cannot be edited during active configuration. A separate approval from Meta is required.

Mail

Select an existing email template from the Template drop-down menu.

Next, define the Interval, Unit, and Trigger from their respective drop-down fields, letting Odoo know when the communication should be sent.

The Unit options are: Immediately, Hours, Days, Weeks, and Months.

Sau đó, chọn một tùy chọn từ menu thả xuống Kích hoạt. Các tùy chọn bao gồm: Sau mỗi lần đăng ký, Trước sự kiện và Sau sự kiện.

The Sent column populates with the number of sent communications. And, beside the number are different icons that appear, depending on the status of that particular communication.

The status of Running is represented by a (three gears) icon. The status of Sent is represented by a (checkmark) icon. And, the status of Scheduled is represented by an (hourglass) icon.

Example

Để gửi email xác nhận một giờ sau khi người tham dự đăng ký sự kiện, hãy cấu hình giao tiếp sau:

• Khoảng thời gian: 1

• Đơn vị: Giờ

• Kích hoạt: Sau mỗi lần đăng ký

Ghi chú

Existing email templates can be modified directly from the Template drop-down menu, if necessary, by clicking the (right arrow) icon next to the template name. Doing so reveals a separate page where users can edit the Content, Email Configuration, and Settings of that particular email template.

Để xem và quản lý tất cả các mẫu email, hãy kích hoạt Chế độ lập trình viên (chế độ gỡ lỗi) và điều hướng đến Cài đặt ‣ Kỹ thuật ‣ Email: Mẫu email. Chỉnh sửa cẩn thận vì các mẫu email ảnh hưởng đến tất cả các giao tiếp nơi mẫu được sử dụng.

Thẻ Câu hỏi

Trong thẻ Câu hỏi của biểu mẫu sự kiện, người dùng có thể tạo các bảng câu hỏi ngắn để người đăng ký tương tác và trả lời sau khi họ đăng ký sự kiện.

Những câu hỏi này có thể tập trung vào việc thu thập thông tin cơ bản về người tham dự, tìm hiểu về sở thích, kỳ vọng của họ và những điều tương tự. Thông tin này cũng có thể được sử dụng để tạo các chỉ số báo cáo chi tiết hơn, ngoài việc được sử dụng để tạo các quy tắc tạo khách hàng tiềm năng cụ thể.

Ghi chú

By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require the registrant(s) to provide their Name and Email, and make it optional to include their Phone number, as well.

The information gathered from the Questions tab can be found on the Attendees dashboard, accessible via the Attendees smart button. Odoo populates individual records that contain basic information about the registrant(s), as well as their preferences.

Để thêm câu hỏi trong thẻ Câu hỏi, nhấp vào Thêm dòng. Làm như vậy sẽ hiển thị cửa sổ bật lên Tạo câu hỏi. Từ đây, người dùng có thể tạo và cấu hình câu hỏi của họ.

Đầu tiên, nhập câu hỏi vào trường ở đầu biểu mẫu. Sau đó, quyết định xem câu hỏi có yêu cầu Câu trả lời bắt buộc hay không và/hoặc Odoo có nên Hỏi một lần cho mỗi đơn hàng hay không bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng nếu muốn.

Nếu hộp kiểm Hỏi một lần cho mỗi lần đặt chỗ được tích, câu hỏi sẽ chỉ được hỏi một lần và giá trị của nó sẽ được áp dụng cho mọi người tham dự trong đơn hàng (nếu nhiều vé được mua cùng lúc). Nếu hộp kiểm này không được tích cho cài đặt này, Odoo sẽ hiển thị câu hỏi cho từng người tham dự liên quan đến đăng ký đó.

Tiếp theo, chọn một tùy chọn Loại câu hỏi:

• Selection: provide answer options to the question for registrants to choose from. Selectable answer options can be managed in the Answers column at the bottom of the pop-up window.

• Text Input: lets the users enter a custom response to the question in a text field.

• Name: provides registrants with a field for them to enter their name.

• Email: provides registrants with a field for them to enter their email address.

• Phone: provides registrants with a field for them to enter their phone number.

• Company: provides registrants with a field for them to enter a company they are associated with.

Sau khi tất cả các cấu hình mong muốn đã được nhập, nhấp vào Lưu & Đóng để lưu câu hỏi và quay lại thẻ Câu hỏi trên biểu mẫu sự kiện, hoặc nhấp vào Lưu & Tạo mới để lưu câu hỏi và ngay lập tức tạo một câu hỏi mới trên cửa sổ bật lên Tạo câu hỏi mới.

Khi các câu hỏi được thêm vào thẻ Câu hỏi, các cột thông tin sẽ hiển thị cấu hình của từng câu hỏi.

Các cột thông tin như sau:

• Tiêu đề

• Bắt buộc

• Một lần cho mỗi đơn hàng

• Loại

• Câu trả lời (nếu có)

Đối với các loại Lựa chọn và Nhập văn bản, nút Thống kê xuất hiện ở phía bên phải của dòng câu hỏi. Khi được nhấp vào, Odoo hiển thị một trang riêng biệt, trình bày các chỉ số phản hồi cho câu hỏi cụ thể đó.

Để xóa bất kỳ câu hỏi nào khỏi tab Câu hỏi, hãy nhấp vào biểu tượng (thùng rác) trên dòng câu hỏi tương ứng.

There is no limit to the number of questions that can be added in the Questions tab of an event form.

Tab Ghi chú

Trong tab Ghi chú của biểu mẫu sự kiện, người dùng có thể để lại các ghi chú nội bộ chi tiết và/hoặc hướng dẫn/thông tin liên quan đến sự kiện cho người tham dự.

Trong trường Ghi chú của tab Ghi chú, người dùng có thể để lại ghi chú nội bộ cho các nhân viên sự kiện khác, chẳng hạn như danh sách "việc cần làm", thông tin liên hệ, hướng dẫn, v.v.

Trong trường Hướng dẫn vé của tab Ghi chú, người dùng có thể để lại các hướng dẫn cụ thể cho những người tham dự sự kiện xuất hiện trên vé của người tham dự.

Xuất bản sự kiện

Sau khi hoàn tất tất cả các cấu hình và chỉnh sửa trên biểu mẫu sự kiện, đã đến lúc xuất bản sự kiện lên trang web. Làm như vậy sẽ làm cho sự kiện hiển thị với khách truy cập trang web và cho phép mọi người đăng ký tham gia sự kiện.

Để xuất bản sự kiện sau khi hoàn tất tất cả các tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút thông minh Đi đến trang web ở đầu biểu mẫu sự kiện. Làm như vậy sẽ hiển thị trang web của sự kiện, có thể được tùy chỉnh như bất kỳ trang web nào khác trên trang thông qua nút Chỉnh sửa.

To learn more about website design functionality and options, consult the Building block documentation.

Once the event website is ready to be shared, click the red Unpublished toggle switch in the header menu, changing it to a green Published switch. At this point, the event web page is published, and viewable/accessible by all website visitors.

Gửi lời mời sự kiện

Để gửi lời mời sự kiện đến những người tham dự tiềm năng, hãy điều hướng đến biểu mẫu sự kiện mong muốn thông qua Ứng dụng Events ‣ Events và nhấp vào sự kiện mong muốn. Sau đó, nhấp vào nút Mời ở góc trên bên trái của biểu mẫu sự kiện.

Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu email trống để điền vào theo ý muốn. Để tìm hiểu thêm về cách tạo và tùy chỉnh email như thế này, hãy tham khảo tài liệu Tạo email.

Proceed to create and customize an email message to send as an invite to potential attendees. Remember to include a link to the registration page on the event website, allowing interested recipients to quickly register.

Mẹo

Gửi email từ Odoo bị giới hạn hàng ngày, mặc định là 200. Để tìm hiểu thêm về giới hạn hàng ngày, hãy truy cập tài liệu Đã đạt giới hạn hàng ngày.

Xem thêm

Bài trình bày, đề xuất và chương trình