Đề xuất Mã hàng Mới¶
Khi cần sử dụng các loại vật tư chưa có trong cơ sở dữ liệu hệ thống, nhân sự thực hiện lập Đề xuất mã hàng mới nhằm đảm bảo tính chuẩn hóa danh mục vật tư trong toàn tập đoàn.
Công thức Sinh Mã hàng Tự động¶
Hệ thống ERP tự động sinh mã hàng (mã mới) duy nhất dựa trên công thức chuẩn 4 thành phần:
Trong đó:
Mã hạng mục: Nhóm phân loại chức năng của sản phẩm/vật tư.
Mã loại vật tư: Phân loại chi tiết chủng loại vật liệu.
Thông số chi tiết: Quy cách kích thước, dung sai hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật.
Mã nhà sản xuất: Ký hiệu viết tắt chuẩn hóa của hãng/nhà sản xuất.
Tạo Đề xuất Mã hàng¶
Bước 1: Truy cập Module Mua hàng, menu , chọn Mới.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin bắt buộc của mã hàng đề xuất (Tên sản phẩm, Category ID, Loại sản phẩm, Đơn vị tính, Hạng mục, Loại vật tư, Nhà sản xuất và Thông số chi tiết).
Mã hàng (mã mới) là mã duy nhất được hệ thống tự động tạo ra dựa trên công thức chuẩn. Hệ thống sẽ cảnh báo nếu mã hàng đã tồn tại.
Bước 3: Nhấn Lưu, sau đó nhấn Gửi duyệt và xác nhận. Đề xuất chuyển sang trạng thái Chờ duyệt.
Quy trình Phê duyệt Đề xuất Mã hàng 2 Cấp¶
Bước 1: Trưởng đơn vị nhận được thông báo về mã hàng đề xuất cần phê duyệt, mở đề xuất ở trạng thái chờ duyệt.
Bước 2: Trưởng SBU kiểm tra chi tiết mã hàng và các thông tin phê duyệt mức 1, nhấn Phê duyệt.
Bước 3 (Tùy chọn): Trưởng SBU có thể ủy quyền cho người khác thực hiện phê duyệt bước 1. Nhân viên được ủy quyền nhận thông báo và tiến hành phê duyệt tương tự.
Bước 4: Sau khi SBU đã phê duyệt đề xuất, yêu cầu phê duyệt mức 2 sẽ được chuyển đến cho Kế toán tập đoàn phụ trách để soát xét thông tin mã hàng.
Bước 5: Kế toán tập đoàn nhấn Phê duyệt. Khi đó mã hàng chính thức được kích hoạt và đưa vào Danh sách sản phẩm của toàn hệ thống.
Xử lý Từ chối Đề xuất¶
Nếu đề xuất bị từ chối ở bất kỳ bước nào, đề xuất sẽ bị hủy kèm lý do trong ghi chú. Người đề xuất chọn Chuyển về nháp để chỉnh sửa và gửi duyệt lại.
