Đề xuất Xuất/Nhập Tài sản

Việc luân chuyển tài sản tài chính—dù là nhập vào két lưu trữ công ty (Nhập) hay xuất ra để giao dịch ngân hàng, thế chấp (Xuất)—đều bắt buộc phải tuân theo quy trình phê duyệt nghiêm ngặt.

Quy trình Xuất/Nhập Tài sản

Bước 1: Truy cập Tài chính (Finance) ‣ Tài sản (Assets) ‣ Xuất/Nhập tài sản (Asset In/Out Transfers).

Accessing asset in and out transfer registry

Màn hình danh sách hiển thị toàn bộ các phiếu xuất/nhập tài sản đã tạo với các cột thông tin: Tiêu đề, Giá trị tài sản, Ngày đề xuất, Người đề xuất, Loại đề xuất (Xuất hoặc Nhập), và Trạng thái.

Bước 2: Nhấn nút Mới (New) để mở biểu mẫu đề xuất xuất/nhập tài sản.

Clicking new to launch transfer form

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin vào các trường trên biểu mẫu:

  • Tiêu đề (Title): Mục đích hoặc lý do luân chuyển tài sản.

  • Tài sản (Asset): Chọn tài sản cần xuất/nhập từ danh sách.

  • Loại đề xuất (Transfer Type): Chọn Nhập (Inbound) hoặc Xuất (Outbound).

  • Địa điểm nhập/xuất (Storage Location): Kho tiền hoặc két lưu trữ tài chính chỉ định.

  • Trạng thái tài sản (Asset Condition): Hiện trạng vật lý của chứng chỉ, giấy tờ.

Specifying transfer parameters

Bước 4: Nhấn nút Lưu (Save) để lưu phiếu đề xuất ở trạng thái Nháp (Draft).

Saving the draft transfer proposal

Bước 5: Nhấn nút Gửi TBP duyệt (Submit to Dept Manager) để nộp phiếu, phiếu chuyển trạng thái sang Chờ TBP duyệt.

Submitting requisition to department head

Bước 6: Trưởng bộ phận kiểm tra lý do đề xuất và nhấn Gửi Duyệt (Submit for Approval) để chuyển tiếp phiếu sang trạng thái Chờ GĐ SBU duyệt.

Department head approving transfer

Bước 7: Giám đốc SBU tiến hành xem xét và phê duyệt đề xuất:

  • Nhấn nút Duyệt (Approve) để thông qua, chuyển trạng thái sang Chờ TQ Xác nhận.

  • Nhấn nút Từ chối (Refuse) để từ chối đề xuất, chuyển trạng thái sang Hủy.

  • Nhấn nút Ủy quyền duyệt (Delegate Approval) và nhập thông tin người được ủy quyền để chuyển giao quyền duyệt.

SBU Director approving, rejecting, or delegating

Bước 8: Thủ quỹ (TQ) thực tế tiếp nhận hoặc bàn giao tài sản và nhấn nút TQ Xác nhận (Cashier Confirm).

Cashier confirming physical transfer

Ghi chú

Đối với đề xuất Nhập tài sản, quy trình hoàn tất thành công tại Bước 8. Đối với đề xuất Xuất tài sản, cần thêm bước xác nhận cuối cùng của Giám đốc SBU ở Bước 9.

Bước 9 (Chỉ áp dụng với Xuất): Giám đốc SBU kiểm tra xác nhận tài sản đã xuất khỏi két lưu trữ và hoàn tất quy trình.

Final SBU Director confirmation for outbound asset