Mua hàng & Cung ứng¶
Ứng dụng Mua hàng & Quản lý Cung ứng trong hệ thống S-ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, khép kín cho toàn bộ chuỗi cung ứng doanh nghiệp—từ định mức vật tư dự án (BOM), đề xuất mua hàng đến yêu cầu và so sánh báo giá nhà cung cấp, lập đơn mua hàng (PO), đề nghị thanh toán, quản lý chứng từ và nhập kho sản phẩm.
Tổng quan & Quy trình Mua hàng Khép kín¶
Quy trình mua hàng trong S-ERP được thực hiện tuần tự qua 8 giai đoạn nghiệp vụ tương ứng với các vai trò chuyên môn:
Giai đoạn |
Vai trò chính |
Nhiệm vụ trọng tâm |
Kết quả đầu ra |
|---|---|---|---|
1 |
Kỹ sư dự án / Trưởng SBU / Kế toán / GM |
Khởi tạo định mức vật tư dự án (BOM) và thực hiện quy trình phê duyệt đa cấp |
Hồ sơ Định mức vật tư dự án đã được phê duyệt |
2 |
Người đề xuất / Trưởng SBU / Phòng Mua hàng - Vật tư |
Tạo đề xuất mua hàng (ĐXMH) từ định mức và thẩm định phê duyệt |
Đề xuất mua hàng hợp lệ sẵn sàng tìm nguồn cung |
3 |
Chuyên viên mua hàng / Trưởng SBU |
Gửi yêu cầu báo giá (RFQ), so sánh bảng giá nhà cung cấp, chọn NCC tối ưu và xác nhận Đơn mua hàng (PO) |
Đơn mua hàng (PO) đã được xác nhận |
4 |
Người đề xuất / Bộ phận Kế toán |
Tạo Đề nghị thanh toán (ĐNTT) gắn với đơn mua hàng và theo dõi tiến độ giải ngân |
Đề nghị thanh toán được duyệt & Theo dõi thanh toán |
5 |
Bộ phận kỹ thuật / Trưởng SBU / Kế toán tập đoàn |
Đề xuất mã hàng mới theo quy tắc sinh mã tự động 4 thành phần và phê duyệt 2 cấp |
Mã hàng chuẩn hóa được kích hoạt trên hệ thống ERP |
6 |
Phòng Mua hàng / Cung ứng |
Quản lý hồ sơ nhà cung cấp, thông tin MST, smart button thống kê và danh bạ liên hệ phụ |
Hồ sơ nhà cung cấp & Liên hệ chi nhánh đã chuẩn hóa |
7 |
Phòng Mua hàng / Kế toán |
Đính kèm chứng từ đơn mua, kiểm tra bản cứng và xác nhận đủ bộ hồ sơ chứng từ |
Bộ hồ sơ chứng từ mua hàng hoàn tất và hợp lệ |
8 |
Thủ kho / Kỹ thuật kiểm tra |
Tiếp nhận hàng hóa theo đơn mua, lập và duyệt phiếu nhập kho, xác nhận hoàn tất nhập kho |
Hàng hóa nhập kho thành công và cập nhật tồn kho |
Phân quyền Vai trò và Trách nhiệm Hệ thống¶
Vai trò |
Ký hiệu |
Trách nhiệm chuyên môn |
|---|---|---|
Kỹ sư dự án / Người đề xuất |
Người đề xuất |
Khởi tạo định mức vật tư dự án, lập đề xuất mua hàng (ĐXMH), đề xuất mã sản phẩm mới và tạo đề nghị thanh toán (ĐNTT). |
Trưởng SBU / Trưởng đơn vị |
Trưởng SBU |
Phê duyệt cấp 1 cho định mức vật tư, đề xuất mua hàng, mã hàng đề xuất và xác nhận bảng báo giá nhà cung cấp. |
Phòng Mua hàng / Vật tư |
Bộ phận Mua hàng |
Thẩm tra đề xuất mua hàng, quản lý yêu cầu báo giá RFQ, thương lượng nhà cung cấp, cập nhật hồ sơ NCC và phát hành đơn mua hàng. |
Bộ phận Kế toán |
Kế toán |
Soát xét đơn giá định mức, phê duyệt mã hàng cấp 2, kiểm tra đề nghị thanh toán và xác nhận bộ chứng từ bản cứng. |
Giám đốc khối / Ban Tổng Giám đốc |
Ban Giám đốc (GM) |
Phê duyệt cấp cao nhất đối với định mức vật tư dự án trước khi triển khai mua hàng. |
Thủ kho / Nhân viên Kho vận |
Thủ kho |
Kiểm tra hàng hóa thực nhận, quản lý phiếu nhập kho và hoàn tất nhập kho vào hệ thống. |
Xem thêm