Phê duyệt & Xác nhận Văn thư

Sau khi gửi, hồ sơ trình ký chuyển tiếp qua các cấp lãnh đạo đánh giá trước khi bộ phận hành chính thực hiện đóng dấu và vào sổ lưu trữ.

Quy trình Phê duyệt Nhiều Cấp

Bước 1: Trưởng bộ phận tiến hành kiểm tra nội dung hồ sơ và các tệp đính kèm:

• Nhấn nút TBP Duyệt (Dept Manager Approve) để duyệt và chuyển hồ sơ sang trạng thái Chờ GĐ SBU duyệt.

• Nhấn nút Từ chối (Refuse) để không duyệt đề xuất và chuyển trạng thái sang Hủy.

Bước 2: Giám đốc SBU tiến hành xem xét và phê duyệt đề xuất:

• Nhấn nút Duyệt (Approve) để cấp thẩm quyền phê duyệt cao nhất, chuyển trạng thái sang Chờ HCNS Xác nhận.

• Nhấn nút Từ chối (Refuse) để từ chối đề xuất.

• Nhấn nút Ủy quyền duyệt (Delegate Approval) và nhập thông tin người được ủy quyền khi vắng mặt.

Bước 3: Bộ phận Hành chính Nhân sự (HCNS) tiếp nhận hồ sơ đã ký duyệt, thực hiện đóng dấu/ấn chỉ và nhấn Xác nhận (Confirm). Hồ sơ hoàn tất ở trạng thái Hoàn thành.

Mẹo

Đối với các hồ sơ ở trạng thái Hủy (Cancelled), người tạo có thể nhấn nút Chuyển về nháp (Reset to Draft) để điều chỉnh lại thông tin và gửi duyệt lại mà không cần tạo mới bản ghi.