Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS)¶

Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) trong S-ERP cung cấp một kho lưu trữ số hóa cấp doanh nghiệp, được thiết kế nhằm tối ưu hóa quy trình tạo tài liệu, phê duyệt nhiều cấp, ban hành bảo mật, kiểm soát việc tải xuống và tuân thủ quy định của công ty trên toàn bộ các Đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU).

Tổng quan Giải pháp & Phạm vi Doanh nghiệp¶

S-ERP DMS tập trung hóa tài liệu của tổ chức, thay thế việc chia sẻ tệp rời rạc bằng quy trình quản trị chặt chẽ, luồng phê duyệt có thể kiểm toán và phân quyền theo vai trò:

Khu vực Chức năng	Phạm vi nghiệp vụ & Năng lực cốt lõi
Quản lý Tài liệu Upload	Yêu cầu tài liệu theo từng SBU, phân loại thẻ Tag, quy trình phê duyệt nhiều cấp, Trưởng SBU đồng duyệt và ban hành chính thức trong doanh nghiệp.
Tra cứu & Xem trước	Tra cứu tài liệu bảo mật, theo dõi dòng thời gian lịch sử phê duyệt chi tiết và xem trước định dạng PDF/PNG trực tiếp trên trình duyệt mà không cần tải về máy.
Quản lý Download Tài liệu	Kiểm soát yêu cầu tải tài liệu, Trưởng SBU đánh giá lý do yêu cầu, ủy quyền phê duyệt và tải tệp an toàn về thiết bị cá nhân.
Tuân thủ & Cộng tác	Cam kết đọc hiểu tài liệu bắt buộc cho nhân viên, tiếp nhận ý kiến đóng góp và thêm người theo dõi dự án từ các công ty liên kết.

Vòng đời Hồ sơ & Quy trình Trạng thái¶

Mỗi tài liệu được quản lý trong S-ERP DMS đều chuyển tiếp qua các trạng thái vòng đời tiêu chuẩn sau:

Draft (Nháp): Tài liệu do người dùng tạo; thông tin chi tiết và các bước phê duyệt vẫn có thể chỉnh sửa hoàn toàn.
Pending Approval (Đang phê duyệt): Yêu cầu đã được gửi và đang trong quy trình phê duyệt tuần tự qua các cấp.
Confirmed (Xác nhận): Đã được tất cả người duyệt chỉ định thông qua; sẵn sàng để ban hành chính thức.
Published (Ban hành): Đã được phát hành chính thức tới người dùng được phân quyền với ngày ban hành cụ thể.
Refused (Từ chối): Bị từ chối ở bất kỳ bước duyệt nào kèm theo phản hồi lý do bắt buộc.

Xem thêm