Tiếp nhận & Phân bổ Lead

Phân hệ Lead hỗ trợ bộ phận Marketing và Quản lý kinh doanh tiếp nhận thông tin khách hàng tiềm năng, đánh giá mức độ tiềm năng, kiểm soát dữ liệu chống trùng lặp và phân bổ cho nhân viên kinh doanh theo quy định cam kết SLA.

Xem thêm

Video Hướng dẫn: Quy trình sử dụng CRM của Marketing

Tạo mới Lead

1. Truy cập menu CRM ‣ Lead.

2. Nhấp chọn nút Mới để mở form khai báo thông tin Lead.

Thông tin chung

STT	Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
1	Tên Lead	Nhập tên khách hàng + nhu cầu để dễ nhận biết (ví dụ: Công ty ABC - Băng tải PVC).
2	Thẻ	Chọn thẻ để phân loại Lead (Khách hàng tiềm năng, Khách hàng VIP, Đối tác...). Có thể chọn nhiều thẻ.
3	Đánh giá	Chọn số sao (1–3 sao) để đánh giá mức độ tiềm năng của Lead.
4	Xác suất	Hệ thống tự động tính tỷ lệ thành công của cơ hội (%) theo từng giai đoạn.
5	Doanh thu kỳ vọng	Nhập giá trị doanh thu dự kiến nếu chốt thành công khách hàng.

Thông tin Khách hàng & Địa chỉ

STT	Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
6	Khách hàng	Chọn khách hàng đã tồn tại hoặc để trống nếu là Lead mới.
7	Tên công ty	Nhập tên doanh nghiệp của khách hàng.
8	Email	Nhập email liên hệ chính của khách hàng.
9	Điện thoại	Nhập số điện thoại liên hệ.
10	Địa chỉ	Nhập đầy đủ địa chỉ gồm: Số nhà/Đường, Phường/Xã, Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố, Mã ZIP, Quốc gia.
11	Trang web	Nhập website của doanh nghiệp (nếu có).

Ghi chú

Lưu ý khi nhập địa chỉ: Chỉ cần nhập vào dòng đầu tiên (Street...), hệ thống sẽ hỗ trợ tự động gợi ý các thông tin địa lý còn lại.

Người liên hệ (Dành cho Khách hàng Doanh nghiệp)

Chỉ nhập thông tin người liên hệ khi khách hàng tiềm năng là Công ty (Account). Người liên hệ là người đại diện cho account đó. Nếu khách hàng là Cá nhân thì bỏ qua mục này.

Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
Tên liên hệ	Nhập họ tên người đại diện cho doanh nghiệp đó.
Chức danh (Title)	Nhập chức vụ của người liên hệ (Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán...).
Điện thoại liên hệ	Nhập số điện thoại của người liên hệ.
Email liên hệ	Nhập email của người liên hệ.

Phân loại (Dữ liệu cho Dashboard)

Vui lòng nhập đủ thông tin để hiển thị đầy đủ số liệu lên Dashboard:

Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
Nhóm khách hàng	Chọn nhóm khách hàng theo quy định của doanh nghiệp (nếu có).
Nguồn khách hàng	Chọn nguồn phát sinh Lead như: Website, Facebook, Giới thiệu, Hội thảo, Điện thoại,...
Nhóm sản phẩm	Chọn nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ khách hàng đang quan tâm.
Khu vực	Chọn khu vực hoặc địa bàn phụ trách của khách hàng.

Trách nhiệm & Thông tin khác

Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn sử dụng
Ngày tạo	Hệ thống tự động ghi nhận khi tạo Lead.
Ngày dự kiến ký hợp đồng	Chọn ngày dự kiến ký hợp đồng với khách hàng (bỏ qua nếu chưa có).
Nhân viên Marketing	Chọn nhân viên Marketing phụ trách Lead.
Nhân viên kinh doanh	Khi mới tạo Lead, Marketing bỏ trống trường này. Khi Marketing đã lọc Lead hoàn tất, cần chọn nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm chăm sóc và theo dõi.
Công ty nhận cơ hội	Hệ thống tự động hiển thị đơn vị phụ trách theo nhân viên kinh doanh được gán.
Tab Ghi chú nội bộ	Nhập ghi chú nếu cần lưu ý trong quá trình chăm sóc.
Tab Thông tin bổ sung	Nhập thêm trường Chiến dịch nếu Lead thu thập được qua Chiến dịch cụ thể.

Cảnh báo Lead trùng lặp

Lưu ý: Hệ thống có tính năng cảnh báo trùng lặp. Nếu bạn nhập Số điện thoại hoặc Email đã tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi và chặn không cho lưu.

Có thể cấu hình tiêu chí cảnh báo trùng lặp theo từng công ty:

1. Truy cập vào menu CRM ‣ Cấu hình.

2. Tại mục Cảnh báo Lead trùng lặp, bật các tiêu chí bạn muốn hệ thống kiểm tra trùng (Email, Điện thoại, Địa chỉ, Tên công ty, Điện thoại liên hệ).

Đánh giá và Phân bổ Lead (SLA)

Phân loại Tiềm năng theo Mức sao (1–3 Sao)

• 3 Sao (Nóng): Khách hàng có nhu cầu rất cao, kế hoạch dự án rõ ràng và ngân sách sẵn sàng.

• 2 Sao (Ấm): Khách hàng có nhu cầu tiềm năng, đang cân nhắc các phương án kỹ thuật và báo giá.

• 1 Sao (Lạnh): Khách hàng ít tiềm năng, chỉ mới tìm hiểu thông tin sơ bộ.

• 0 Sao (Không tiềm năng): Lead rác hoặc không phù hợp.

Quy trình Đánh giá & Bàn giao Sales

1. Trạng thái ban đầu: Mặc định Lead mới tạo sẽ ở trạng thái (Stage) là New.

2. Marketing đánh giá chất lượng: Sau khi Marketing đánh giá chất lượng (Mức sao: 1, 2, 3 sao), chuyển trạng thái sang MKT Qualified (Lọc).

3. Bàn giao cho Sales: Tại trường Nhân viên kinh doanh, chọn tên nhân viên sale để bàn giao chăm sóc.

Cơ chế Tự động hóa khi Gán Sales

Ngay khi gán nhân viên kinh doanh, hệ thống sẽ tự động thực hiện 4 tác vụ:

1. Tự động sinh một hoạt động (Activity) "Tiếp nhận Lead" cho Sales trên Chatter.

2. Ghi nhận mốc thời gian vào trường Ngày phân công.

3. Kích hoạt Đồng hồ đếm ngược (SLA). Lead càng nhiều sao, thời gian yêu cầu phản hồi càng ngắn. Nếu quá hạn, quản lý sẽ nhận được cảnh báo.

4. Hệ thống tự động chuyển trạng thái của Lead sang Handover (Đã giao).