Bán hàng & Báo giá Sản xuất¶

Quy trình Bán hàng liên kết Sản xuất cho phép đội ngũ kinh doanh tạo báo giá kỹ thuật chuẩn xác, đính kèm bản vẽ, đồng bộ chi tiết đơn hàng hàng loạt qua bảng tính spreadsheet và tự động kích hoạt lệnh sản xuất ngay khi đơn hàng được xác nhận.

Đăng nhập Cơ sở Dữ liệu Làm việc¶

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin hệ thống ERP Intech Group.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình đăng nhập. Người dùng điền thông tin tài khoản và mật khẩu được cung cấp, sau đó chọn Log in.

Bước 3: Kết quả khi đăng nhập thành công. Hệ thống hiển thị màn hình làm việc đầu tiên với các phân hệ bạn được phân quyền sử dụng.

Màn hình làm việc chính của hệ thống sau khi đăng nhập

Tạo Báo giá Thủ công¶

Bước 1: Từ màn hình chính, truy cập vào phân hệ Bán hàng.

Bước 2: Ở màn hình menu Đơn hàng ‣ Báo giá, người dùng chọn nút Mới để tạo mới báo giá.

Bước 3: Chọn khách hàng và nhập các thông tin chung trong form. Tại tab Chi tiết đơn hàng, thêm sản phẩm, số lượng, đơn giá và thuế.

Nhập thông tin chi tiết đơn hàng báo giá

Bước 4: Ở bước nhập chi tiết đơn hàng, nếu sản phẩm chưa có trong hệ thống, nhập tên sản phẩm sau đó click vào Tạo và Chỉnh sửa để thiết lập thông số ngay lập tức.

Tạo và chỉnh sửa sản phẩm mới trực tiếp từ dòng báo giá

Thiết lập thuộc tính sản phẩm và thông số kho

Sản phẩm được lưu và đưa vào dòng báo giá

Bước 5: Sau khi nhập xong báo giá, người dùng có thể chọn gửi email báo giá cho khách hàng bằng cách bấm vào Gửi qua email, hoặc bấm In để xuất mẫu báo giá PDF và Excel.

Bước 6: Sau khi khách hàng xác nhận và chốt đơn, người dùng bấm nút Xác nhận để tạo thành đơn hàng. Nếu đơn hàng có sản phẩm cần sản xuất, hệ thống sẽ tự động tạo lệnh sản xuất liên kết.

Xác nhận đơn hàng và tự động tạo lệnh sản xuất liên kết

Tạo Báo giá bằng Bảng tính (Spreadsheet)¶

Đối với các báo giá dự án có danh mục sản phẩm lớn, người dùng thao tác qua bảng tính:

Tổng quan tính năng tích hợp bảng tính trong báo giá

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa ‣ chọn Bảng tính ‣ chọn Chèn danh sách vào bảng tính.

Chọn hành động chèn danh sách vào bảng tính

Bước 2: Chọn Bảng tính trống rồi nhấn Xác nhận.

Bước 3: Sau khi reload màn hình, mở spreadsheet có tên mã của đơn hàng. Sheet này có sẵn các cột để nhập thông tin chi tiết sản phẩm, số lượng và đơn giá.

Nhập thông tin sản phẩm và công thức trong bảng tính

Bước 4: Sau khi nhập xong sản phẩm vào spreadsheet, nhấn vào nút Đồng bộ Order Line ở góc trên bên phải màn hình.

Nhấn nút Đồng bộ Order Line trong bảng tính

Xác nhận đồng bộ thành công các dòng đơn hàng

Bước 5: Vào lại báo giá để kiểm tra thông tin chi tiết sản phẩm đã được cập nhật từ bảng tính.

Kiểm tra các dòng sản phẩm đã đồng bộ trên form báo giá

Bước 6: Ấn Xác nhận báo giá và hệ thống sẽ tự động tạo lệnh sản xuất.

Xác nhận báo giá tạo từ bảng tính và sinh lệnh sản xuất

Upload Bản vẽ Kỹ thuật lên Báo giá¶

Bước 1: Nhân viên kinh doanh upload bản vẽ kỹ thuật gửi khách hàng lên dòng sản phẩm bằng cách click vào biểu tượng icon đính kèm (hệ thống cho phép đính kèm nhiều file PDF).

Biểu tượng đính kèm trên dòng sản phẩm báo giá

Bước 2: Hệ thống hiển thị popup form thông tin Bản vẽ kỹ thuật, người dùng nhập thông tin chi tiết và nhấn Lưu.

Form nhập thông tin và tải lên bản vẽ kỹ thuật

Khai báo & Import Sản phẩm¶

Tạo Sản phẩm Thủ công¶

Bước 1: Từ phân hệ Bán hàng, truy cập vào menu Sản phẩm ‣ Sản phẩm.

Bước 2: Người dùng chọn nút Mới để hiển thị form tạo mới sản phẩm.

Bước 3: Người dùng nhập thông tin chi tiết của sản phẩm: Tên sản phẩm, Loại sản phẩm (Hàng hóa lưu kho), Đơn giá bán, Giá vốn, Thuế và Mã nội bộ.

Cấu hình tuyến cung ứng kho và quy tắc tái cung ứng

Bước 4: Nhấn Lưu để lưu sản phẩm vào cơ sở dữ liệu hệ thống.

Sản phẩm đã được lưu và sẵn sàng giao dịch

Import Số lượng lớn Sản phẩm từ Excel¶

Bước 1: Ở màn hình thông tin sản phẩm, click vào biểu tượng bánh răng cưa ‣ chọn Import dữ liệu.

Chọn chức năng Import dữ liệu trong danh sách sản phẩm

Bước 2: Click chọn Tải dữ liệu để tải file Excel thông tin sản phẩm (file Excel phải có các cột đúng với mẫu đã cung cấp).

Bước 3: Sau khi tải file lên, người dùng click chọn Kiểm thử để kiểm tra tính hợp lệ trước khi nạp vào hệ thống.

Kiểm thử tính hợp lệ của cấu trúc file import

Bước 4: Sau khi kiểm thử hợp lệ (hệ thống báo "Mọi thứ dường như hợp lệ"), click chọn Nhập để nạp toàn bộ sản phẩm vào hệ thống.

Khai báo & Quản lý Khách hàng¶

Xuất (Export) Danh sách Khách hàng¶

Bước 1: Truy cập Bán hàng ‣ Bán hàng ‣ Khách hàng. Hệ thống hiển thị danh sách ở dạng Kanban.

Bước 2: Chọn xem khách hàng ở dạng danh sách (List view).

Bước 3: Tích chọn các khách hàng cần xuất dữ liệu.

Bước 4: Chọn nút Hành động sau đó chọn Xuất.

Menu Hành động và chọn chức năng Xuất khách hàng

Bước 5: Tại popup lựa chọn, phần Mẫu chọn mẫu export_KH, sau đó chọn Xuất. File Excel chứa thông tin khách hàng sẽ được tải về máy tính.

Chọn mẫu export_KH và tải file Excel dữ liệu khách hàng

Nhập (Import) Danh sách Khách hàng¶

Bước 1: Truy cập Bán hàng ‣ CRM ‣ Bán hàng ‣ Khách hàng.

Bước 2: Chọn nút Hành động (hoặc biểu tượng bánh răng), sau đó chọn Import dữ liệu.

Chọn chức năng Import dữ liệu khách hàng

Bước 3: Chọn Tải tệp lên, hệ thống hiển thị hộp thoại chọn tệp. Chọn file Excel bạn muốn import và chọn Open.

Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện kiểm tra dữ liệu. Bạn cần kiểm tra đối soát Cột tệp ứng với Trường dữ liệu tương ứng.

Đối soát các cột dữ liệu file với trường thông tin hệ thống

Bước 5: Sau khi các cột dữ liệu đã khớp, chọn Kiểm thử. Nếu không có lỗi, hệ thống hiển thị "Mọi thứ dường như hợp lệ". Nếu có cảnh báo lỗi, kiểm tra lại file Excel và nạp lại.

Kiểm thử tính hợp lệ của dữ liệu khách hàng

Cảnh báo lỗi trong quá trình kiểm thử dữ liệu import

Bước 6: Khi dữ liệu đầu vào đã hợp lệ, chọn Nhập. Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được cập nhật lên hệ thống.