Yêu cầu & Phê duyệt Download Tài liệu

Đối với các tài liệu bị giới hạn quyền tải về, nhân viên cần tạo yêu cầu download chính thức và cung cấp lý do nghiệp vụ trước khi có thể tải tệp về máy cá nhân.

Gửi Yêu cầu Download

Bước 1: Tại màn hình danh sách tài liệu, chọn tài liệu muốn tải và nhấn Open (Mở).

Bước 2: Trên thanh tác vụ phía trên, nhấn nút Yêu cầu download (Download Request).

Bước 3: Trong cửa sổ yêu cầu hiển thị, nhập lý do nghiệp vụ vào trường Lý do yêu cầu (Request Reason), sau đó nhấn Lưu (Save).

Bước 4: Nhấn Gửi duyệt (Submit for Approval).

Ghi chú

Cơ chế duyệt tự động: Người dùng không cần tạo các bước duyệt thủ công cho yêu cầu download. Yêu cầu sẽ tự động được chuyển tới Trưởng SBU ban hành tài liệu (người có thẩm quyền cao nhất đối với tài liệu đó) để phê duyệt.

Quy trình Trưởng SBU Phê duyệt Download

Trưởng SBU ban hành tài liệu xem xét và xử lý các yêu cầu download từ danh sách phê duyệt của mình:

Bước 1: Trên giao diện tài liệu, mở tab Phê duyệt của tôi (My Approvals) và chọn Phê duyệt download của tôi (My Download Approvals).

Bước 2: Nhấn Mở yêu cầu (Open Request) để xem thông tin nhân viên gửi yêu cầu và lý do được cung cấp.

Bước 3: Đánh giá lý do yêu cầu: - Nhấn Duyệt (Approve) để cho phép tải tệp. - Nhấn Từ chối (Refuse) nếu không đồng ý cho phép tải. - Nhập ý kiến phản hồi (Comment), sau đó nhấn Xác nhận (Confirm).