Quy trình lập hóa đơn¶
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn bán hàng trong Odoo. Thông thường, các hóa đơn nháp được hệ thống tạo ra (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn bán hàng hoặc hợp đồng) và kế toán viên chỉ cần xác nhận các hóa đơn nháp đó và gửi hóa đơn theo lô (qua thư truyền thống hoặc email).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong các cách sau để tạo hóa đơn nháp:
Bán hàng¶
Đơn bán hàng • Hóa đơn¶
Trong hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo báo giá và báo giá đó trở thành đơn bán hàng khi được xác nhận. Sau đó, hóa đơn nháp được tạo dựa trên đơn bán hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
Lập hóa đơn thủ công: sử dụng nút trên đơn bán hàng để kích hoạt hóa đơn nháp
Lập hóa đơn trước khi giao hàng: lập hóa đơn toàn bộ đơn hàng trước khi kích hoạt lệnh giao hàng
Lập hóa đơn dựa trên lệnh giao hàng: xem phần tiếp theo
Lập hóa đơn trước khi giao hàng thường được sử dụng bởi ứng dụng Thương mại điện tử khi khách hàng thanh toán khi đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (thanh toán trước)
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, bạn nên lập hóa đơn thủ công. Điều này cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn toàn bộ đơn hàng, lập hóa đơn theo tỷ lệ phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn một số dòng, lập hóa đơn tạm ứng cố định.
Quy trình này phù hợp cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.
Xem thêm
Đơn bán hàng • Lệnh giao hàng • Hóa đơn¶
Các nhà bán lẻ và Thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên lệnh giao hàng, thay vì đơn bán hàng. Cách tiếp cận này phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng bạn giao có thể khác với số lượng đã đặt hàng: thực phẩm (lập hóa đơn dựa trên Kg thực tế).
Theo cách này, nếu bạn giao một phần đơn hàng, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự đã giao. Nếu bạn thực hiện đơn hàng bổ sung (giao một phần và phần còn lại sau đó), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một cho mỗi lệnh giao hàng.
Xem thêm
Đơn hàng Thương mại điện tử • Hóa đơn¶
Đơn hàng Thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo đơn hàng khi đã thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng, Odoo chỉ tạo đơn hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt sau khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng thông thường ‣ Hóa đơn¶
Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể kích hoạt hóa đơn dựa trên thời gian và vật tư đã chi tiêu, chi phí hoặc các dòng cố định của dịch vụ/sản phẩm. Hàng tháng, nhân viên bán hàng sẽ kích hoạt hóa đơn dựa trên các hoạt động trong hợp đồng.
Các hoạt động có thể là:
sản phẩm/dịch vụ cố định, đến từ đơn bán hàng được liên kết với hợp đồng này
vật tư đã mua (mà bạn sẽ lập hóa đơn lại)
thời gian và vật tư dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (thuê ngoài)
chi phí như đi lại và chỗ ở mà bạn lập hóa đơn lại cho khách hàng
Bạn có thể lập hóa đơn vào cuối hợp đồng hoặc kích hoạt các hóa đơn trung gian. Cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ chủ yếu lập hóa đơn dựa trên thời gian và vật tư. Đối với các công ty dịch vụ lập hóa đơn theo giá cố định, họ sử dụng đơn bán hàng thông thường.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Đối với đăng ký, hóa đơn được kích hoạt định kỳ, tự động. Tần suất lập hóa đơn và các dịch vụ/sản phẩm được lập hóa đơn được xác định trong hợp đồng.
Xem thêm
Khác¶
Tạo hóa đơn thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn bán hàng. Đây là cách tiếp cận được khuyến nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá), hoặc giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hóa đơn từ đơn bán hàng, bạn có thể cần tạo hóa đơn thủ công trong các trường hợp sử dụng ngoại lệ:
nếu bạn cần tạo hóa đơn hoàn trả
Nếu bạn cần giảm giá
nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn bán hàng
nếu bạn cần lập hóa đơn cho một thứ gì đó không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính của bạn
Phân hệ cụ thể¶
Some specific modules are also able to generate draft invoices:
membership: invoice your members every year
repairs: invoice your after-sale services
Sắp xếp lại số thứ tự của hóa đơn¶
Vẫn có thể sắp xếp lại số thứ tự các hóa đơn nhưng với một số hạn chế:
Tính năng này không hoạt động khi các bút toán trước ngày khóa sổ.
Tính năng này không hoạt động nếu dãy số không nhất quán với tháng của bút toán.
Tính năng này không hoạt động nếu dãy số dẫn đến trùng lặp.
Thứ tự của hóa đơn vẫn không thay đổi.
Điều này hữu ích cho những người sử dụng cách đánh số từ phần mềm khác và muốn tiếp tục năm hiện tại mà không bắt đầu lại từ đầu.
Số hóa hóa đơn bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Số hóa hóa đơn là quá trình tự động mã hóa các hóa đơn giấy truyền thống thành biểu mẫu hóa đơn trong kế toán của bạn.
Odoo sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo để nhận dạng nội dung của các tài liệu. Biểu mẫu hóa đơn mua và hóa đơn bán hàng được tự động tạo và điền dữ liệu dựa trên các hóa đơn được quét.
Xem thêm