Số hóa chứng từ¶
Số hóa tài liệu đề cập đến quá trình chuyển đổi tài liệu giấy hoặc tài liệu số thành bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo, Odoo đọc nội dung và tự động tạo cũng như điền thông tin chi tiết của bản ghi. Quy trình này chủ yếu được sử dụng cho hóa đơn nhà cung cấp (hoặc hoàn tiền).
Ghi chú
Mặc dù ít phổ biến hơn, quy trình số hóa này cũng có thể được áp dụng cho hóa đơn khách hàng và thẻ tín dụng. Các cài đặt cần được điều chỉnh cho phù hợp.
Cấu hình¶
Vào và điều hướng đến phần Digitization. Bật tùy chọn Document Digitization và chọn xem Vendor Bills nên được xử lý tự động hay theo yêu cầu.
Ghi chú
Nếu tùy chọn Single Invoice Line Per Tax được bật, chỉ một dòng được tạo cho mỗi loại thuế trong hóa đơn nhà cung cấp mới, bất kể số dòng trên đó.
Tải lên hóa đơn nhà cung cấp¶
Vendor bills are uploaded manually or sent to a designated email alias to be digitized. Once the bill is uploaded, the document preview appears on the right side of the screen.
Xem thêm
Tải lên thủ công¶
From the Accounting Dashboard, click Upload on the Vendor Bills journal.
Tải lên qua bí danh email¶
Hóa đơn nhà cung cấp có thể được tải lên qua bí danh email được liên kết với nhật ký liên quan theo hai cách:
quét từ máy quét được kết nối được cấu hình để gửi email đến bí danh email;
gửi trực tiếp đến bí danh email.
Mỗi tệp PDF đính kèm trong email sẽ tự động được chuyển đổi thành một hóa đơn nhà cung cấp nháp mới.
Ghi chú
Chỉ các định dạng PDF và XML được xử lý qua bí danh email được liên kết với nhật ký.
JPEG files must be processed via email alias in the Documents app.
Để thêm bí danh email vào nhật ký, hãy làm theo các bước sau:
Đảm bảo rằng tên miền bí danh đã được cấu hình.
Bí danh email mặc định
vendor-bills@theo sau là tên miền bí danh được tự động tạo và có sẵn trong tab Cài đặt nâng cao của nhật ký Hóa đơn nhà cung cấp.Để thay đổi bí danh email mặc định, vào , chọn nhật ký tương ứng và chỉnh sửa Bí danh email trong tab Cài đặt nâng cao.
Cấu hình máy quét được kết nối để gửi tài liệu đã quét đến bí danh email, nếu cần.
Ghi chú
Alternatively, an email alias in the Documents app can be used to
automatically send vendor bills to the Finance workspace (e.g., inbox-financial@example.odoo.com).
Số hóa và nhận dạng dữ liệu bằng AI¶
Tùy thuộc vào cài đặt, tài liệu được tự động số hóa hoặc yêu cầu xử lý thủ công nếu số hóa được đặt chỉ theo yêu cầu.
Để số hóa thủ công tài liệu đã tải lên, nhấp vào Số hóa tài liệu.
Once the document has been digitized, a blue banner appears; click Refresh if needed. Review and correct any information uploaded during digitization: click on the related field(s) to edit them, or click Reload AI data to refresh the data.
Sau đó, nhấp vào Xác nhận để đăng tài liệu.
Mẹo
Sau khi tài liệu đã được số hóa, trường Nhà cung cấp vẫn trống nếu nhà cung cấp không tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Để thêm nhà cung cấp, nhấp vào (mũi tên xuống) trong trường Nhà cung cấp; tên nhà cung cấp xuất hiện được đánh dấu trong bản xem trước tài liệu ở bên phải. Nhấp vào nó để mở biểu mẫu nhà cung cấp mới với tên được điền sẵn.
Ghi chú
Các trường hóa đơn nhà cung cấp sau được nhận dạng bởi OCR:
Nhà cung cấp, Số tham chiếu hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số tham chiếu thanh toán (chỉ theo định dạng +++xxx/xxxx/xxxxx+++ của Bỉ), Ngân hàng người nhận, Ngày đến hạn và đơn vị tiền tệ (trong môi trường đa tiền tệ và nếu đơn vị tiền tệ được kích hoạt).
Từ tab Dòng hóa đơn: Mô tả/nhãn Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế (nếu thuế được kích hoạt; trường này không được OCR nhận dạng đối với bản địa hóa Ấn Độ), Số tiền chưa thuế và Tổng cộng.
Vendor bill matching with purchase orders¶
When a digitized vendor bill is recognized by OCR, Odoo first searches the database for a matching purchase order and its number. If a match is found, the system copies as much information as possible from the purchase order to the vendor bill. For example, the vendor Bill Reference number is overwritten by the Vendor Reference from the purchase order.
Ghi chú
All changes are logged in the chatter.
A smart button linking to the related purchase order is available on the vendor bill.
To correct any mismatches, update the incorrect fields on the vendor bill.
Mẹo
Hóa đơn nhà cung cấp điện tử có nhúng XML đảm bảo xử lý chính xác và hiệu quả hơn.
Alternatively, the Auto-complete feature can be used to transfer information from the purchase order to the vendor bill, without requiring OCR.
Định giá¶
Tính năng số hóa tài liệu là dịch vụ Mua hàng trong ứng dụng (IAP) yêu cầu tín dụng trả trước. Số hóa một tài liệu sử dụng một tín dụng.
Để mua tín dụng, chuyển đến ứng dụng Cài đặt hoặc , điều hướng đến phần Số hóa và nhấp Mua tín dụng.
Ghi chú
Người dùng Odoo Enterprise có đăng ký hợp lệ sẽ nhận được tín dụng miễn phí để kiểm tra các tính năng |IAP| trước khi mua thêm tín dụng cho cơ sở dữ liệu. Điều này bao gồm cơ sở dữ liệu demo/đào tạo, cơ sở dữ liệu giáo dục và cơ sở dữ liệu một ứng dụng miễn phí.
Tệp XML không yêu cầu tín dụng OCR vì chúng chứa dữ liệu có cấu trúc có thể được xử lý trực tiếp mà không cần OCR.