Chính sách kiểm soát hóa đơn

Trong ứng dụng Mua hàng của Odoo, chính sách kiểm soát hóa đơn xác định số lượng được nhà cung cấp lập hóa đơn trên mỗi đơn đặt hàng (PO), cho số lượng đã đặt hoặc đã nhận.

Chính sách được chọn trong cài đặt ứng dụng Mua hàng hoạt động như giá trị mặc định và được áp dụng cho bất kỳ sản phẩm mới nào được tạo.

Cấu hình

Để cấu hình chính sách kiểm soát hóa đơn, điều hướng đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và cuộn xuống phần Lập hóa đơn. Trong Kiểm soát Hóa đơn, chọn Số lượng đã đặt hoặc Số lượng đã nhận. Sau đó, nhấp vào Lưu.

• Số lượng đã đặt: tạo hóa đơn nhà cung cấp ngay khi PO được xác nhận. Các sản phẩm và số lượng trong PO được sử dụng để tạo hóa đơn nháp.

• Số lượng đã nhận: hóa đơn chỉ được tạo sau khi một phần tổng đơn hàng đã được nhận. Các sản phẩm và số lượng đã nhận được sử dụng để tạo hóa đơn nháp. Thông báo lỗi xuất hiện nếu cố gắng tạo hóa đơn nhà cung cấp mà không nhận bất cứ thứ gì.

  

Ghi chú

Nếu một sản phẩm cụ thể nên sử dụng chính sách kiểm soát khác với chính sách được chọn trong cài đặt ứng dụng Mua hàng, chính sách Kiểm soát Hóa đơn cho sản phẩm đó có thể được thay đổi từ biểu mẫu sản phẩm của nó.

Để thực hiện điều đó, điều hướng đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm và chọn một sản phẩm. Từ biểu mẫu sản phẩm, nhấp vào tab Mua hàng. Trong phần Hóa đơn Nhà cung cấp, sửa đổi lựa chọn trong trường Chính sách Kiểm soát.

Đối chiếu 3 bước

Tính năng đối chiếu 3 chiều đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp chỉ được thanh toán khi một số (hoặc tất cả) sản phẩm có trong PO đã được nhận.

Để kích hoạt đối chiếu 3 chiều, điều hướng đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt, và cuộn xuống phần Lập hóa đơn. Sau đó, đánh dấu vào ô Đối chiếu 3 chiều để bật tính năng, và nhấp Lưu.

Quan trọng

Tính năng đối chiếu 3 chiều chỉ hoạt động với chính sách Kiểm soát Hóa đơn được đặt thành Số lượng đã nhận.

Thanh toán hóa đơn nhà cung cấp với đối chiếu 3 chiều

Khi đối chiếu 3 chiều được bật, hóa đơn nhà cung cấp hiển thị trường Nên được thanh toán trong tab Thông tin khác. Khi tạo hóa đơn nhà cung cấp mới, trường được đặt thành Có, vì không thể tạo hóa đơn cho đến khi ít nhất một số sản phẩm có trong PO đã được nhận.

Để tạo hóa đơn mua hàng từ PO, hãy đi đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Đơn mua hàng. Từ trang Đơn mua hàng, chọn PO mong muốn từ danh sách. Sau đó, nhấp Tạo hóa đơn. Thao tác này sẽ mở biểu mẫu Hóa đơn mua hàng mới ở trạng thái Nháp. Nhấp vào tab Thông tin khác và tìm trường Nên thanh toán.

Quan trọng

PO được chọn từ danh sách không được lập hóa đơn chưa, nếu không cửa sổ bật lên Thao tác Không hợp lệ sẽ xuất hiện. Điều này xảy ra với POs có chính sách Số lượng đã nhận và Trạng thái Lập hóa đơn là Đã lập hóa đơn Đầy đủ.

Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Nên được thanh toán để xem các tùy chọn có sẵn: Có, Không, và Ngoại lệ.

Ghi chú

Nếu tổng số lượng sản phẩm từ PO chưa được nhận, Odoo chỉ bao gồm các sản phẩm đã được nhận trong hóa đơn nhà cung cấp nháp.

Hóa đơn nhà cung cấp nháp có thể được chỉnh sửa để tăng số lượng lập hóa đơn, thay đổi giá sản phẩm trong hóa đơn và thêm sản phẩm bổ sung vào hóa đơn.

Nếu thông tin hóa đơn nháp được thay đổi, trạng thái trường Nên được thanh toán được đặt thành Ngoại lệ. Điều này có nghĩa là Odoo nhận thấy sự khác biệt, nhưng không chặn các thay đổi hoặc hiển thị thông báo lỗi, vì có thể có lý do hợp lệ để thực hiện các thay đổi đối với hóa đơn nháp.

Để xử lý hóa đơn nhà cung cấp, chọn ngày trong trường Ngày hóa đơn, và nhấp Xác nhận, sau đó nhấp Đăng ký thanh toán.

Thao tác này mở cửa sổ bật lên Đăng ký thanh toán. Từ cửa sổ này, thông tin kế toán được điền sẵn dựa trên cài đặt kế toán của cơ sở dữ liệu. Nhấp Tạo thanh toán để xử lý hóa đơn nhà cung cấp.

Sau khi thanh toán được đăng ký cho hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn hiển thị biểu ngữ Đã thanh toán màu xanh lá, trạng thái trường Nên được thanh toán được đặt thành Không.

Mẹo

Trạng thái Nên được thanh toán trên hóa đơn được Odoo tự động đặt. Tuy nhiên, trạng thái có thể được thay đổi thủ công bằng cách nhấp vào menu thả xuống của trường trong tab Thông tin khác.

Xem trạng thái lập hóa đơn của đơn đặt hàng

Sau khi PO được xác nhận, Trạng thái lập hóa đơn của nó có thể được xem trong tab Thông tin khác trên biểu mẫu PO.

Để xem Trạng thái lập hóa đơn của PO, điều hướng đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Đơn đặt hàng, và chọn PO để xem.

Nhấp vào tab Thông tin khác, và tìm trường Trạng thái lập hóa đơn.

Bảng dưới đây mô tả chi tiết các giá trị khác nhau mà trường Trạng thái Thanh toán có thể hiển thị và khi nào chúng được hiển thị, tùy thuộc vào chính sách Kiểm Soát Hóa Đơn được sử dụng.

Trạng thái thanh toán	Theo số lượng đã nhận	Theo số lượng đã đặt
Không có gì để lập hoá đơn	Đơn hàng đã xác nhận; chưa nhận sản phẩm	Không áp dụng
Chờ hoá đơn	Đã nhận tất cả/một số sản phẩm; chưa tạo hóa đơn	Đơn hàng đã xác nhận
Đã thanh toán hết	Đã nhận tất cả/một số sản phẩm; đã tạo hóa đơn nháp	Đã tạo hóa đơn nháp

Xem thêm

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp